Le marché du séminaire continue de repartir à la hausse. Mais la crise a modifié les comportements et l'organisation budgétaire de ces événements. L'heure est à la rigueur et des astuces simplespermettent d'alléger le coût de vos grands-messes.

Dossier réalisé par Sébastien Payonne

La crise a-t-elle eu raison des séminaires? À première vue non, si l'on en croit les chiffres dévoilés en février dernier par le baromètre annuel Bedouk/Coach Omnium consacré au marché du «tourisme d'affaires» (congrès, séminaires, incentives, événements professionnels). Selon ce dernier, l'année 2011 s'est en effet soldée par une hausse de 1,2% des dépenses des entreprises françaises en la matière, qui ont atteint un montant total de 8,91Md€. Le marché affiche ainsi sa deuxième année de hausse consécutive, après une année 2009 noire où il avait encaissé un sévère recul de 7,8%. Dans cette dynamique, les séminaires continuent de peser lourd. Selon l'indicateur, 39% des événements organisés en 2011 ont été des «événements internes», et 26% des «événements corporate». Bref, des séminaires de formation, de présentation stratégique ou de «team-building» destinés aux salariés. Pour autant, la crise n'a pas été sans effet. Elle semble surtout avoir considérablement modifié la donne en matière d'organisation de séminaires. L'heure est désormais à la recherche de gisements d'économies sur le budget traditionnellement alloué à ces événements. «La plupart des entreprises a eu le bon réflexe. Se priver de séminaires en période de crise, alors que les salariés ont besoin d'être soudés, d'être exposés à des messages positifs, de se voir donner des outils qui vont doper la performance commerciale, est une erreur qui peut contribuer à démultiplier les effets négatifs des turbulences et de la morosité. Pour autant, les entreprises surveillent désormais de très près les budgets. Cela a un impact considérable sur la forme des séminaires actuels, avec la disparition d'activités jugées périphériques ou d'interventions de personnalités extérieures désormais jugées trop chères. Le temps est véritablement à la recherche d'efficacité. Cela se traduit aussi bien dans le fond que dans la forme d'un événement», commente Jean-Philippe Doumergue, consultant francilien en performance commerciale. Ce nouvel état d'esprit se ressent clairement dans les chiffres: le baromètre Debouk/Coach Omnium note ainsi une progression des événements "courts" organisés sur une journée (52%), voire une demi (23%), ainsi qu'une tendance à privilégier des rassemblements de taille moyenne. 32% des événements recensés concernent ainsi moins de 50 personnes et 34% de 50 à 200. Les "gros" événements (plus de 500 personnes) ne pèsent que pour 18% du marché.

Une facture réduite de 30%?
Mais avant toute chose, le marché est marqué par une forte tendance à la négociation, à l'ajustement qui permettra de réduire la facture finale. Transports, hôtels, nourriture, activités... tout y passe. Avec des résultats parfois spectaculaires, si l'on en croit certains donneurs d'ordres. «En sachant s'y prendre, on peut arriver à baisser la facture d'un événement de 30%. Une prestation d'hébergement en hôtel 5 étoiles peut descendre à un prix équivalent à celle d'un trois étoiles...», assure Géraldine Mirabaud, directrice de la communication de l'entreprise francilienne Kompass, dont elle chapeaute l'organisation des séminaires. Reste que pour obtenir ce type de décote, le plus efficace ne réside pas forcément dans la négociation délétère. Il suffit plutôt de connaître des ficelles simples, mais pas toujours maîtrisées. Le Journal des Entreprises vous en dévoile quelques-unes.